Wat is Microsoft 365 en waarom heb je het nodig?
Als ondernemer ben je voor een groot deel afhankelijk van e-mail. Je gebruikt het voor offertes, facturen, het eerste contact met nieuwe leads … Het loont dus om te kiezen voor een professionele oplossing die dit allemaal stroomlijnt. Vaak wordt er gekozen voor Microsoft 365, maar wat is Microsoft 365 precies en waarom heb je het nodig?
Microsoft 365 is een professionele cloudoplossing van Microsoft (hoe kon het dan ook anders). Het wordt gebruikt door een aanzienlijk aantal ondernemers, zowel eenmanszaken als grote multinationals.
Microsoft 365 biedt verschillende services en producten. De belangrijkste som ik hieronder even op:
- Zakelijke mailbox: In de basis is Microsoft 365 een service om een zakelijke mailbox op te zetten. Je koppelt je domeinnaam, en vervolgens kan je mailboxen aanmaken voor alle medewerkers in het bedrijf.
- Office: Tools zoals Word, Excel en PowerPoint ken je ongetwijfeld ook. Microsoft 365 geeft gebruikers met een actief abonnement ook toegang tot deze populaire software. Afhankelijk van het type abonnement, kan je de software niet alleen gebruiken via je browser, maar kan je deze ook installeren op je computer.
- OneDrive: Microsoft 365 geeft elke gebruiker standaard 1TB cloudopslag in OneDrive. Zo kan je makkelijk samenwerken aan bestanden, en heb je ook steeds een back-up.
- Teams: Steeds vaker gebeurt zakelijke communicatie (met collega’s of klanten) via Microsoft Teams. Via het platform kan je niet alleen (video)bellen, maar ook groepschats opzetten met collega’s of klanten zodat je vlot kan samenwerken.
Waarom heb je Microsoft 365 nodig voor je zakelijke mails?
Alhoewel er ook andere manieren zijn om een zakelijke mailbox (met je eigen domeinnaam) aan te maken, wordt er met een goede reden vaak alsnog gekozen voor een Microsoft 365 abonnement. We maken even de vergelijking met de mailboxen die je standaard ook krijgt bij je webhosting pakket.
Wanneer je een webhosting pakket neemt, zitten daar vaak ook al zakelijke mailboxen inbegrepen. Daar kan je dus zonder meerprijs een professionele mailbox zoals tony@starkindustries.be en support@starkindustries.be maken. Vervolgens kan je die mailbox gebruiken via je browser (webmail) of door deze in te stellen op je e-mailclient zoals Apple Mail of Windows Mail.
Als het ‘gratis’ kan, waarom zou je dan een maandelijkse vergoeding betalen voor een Microsoft 365 abonnement?
Bij een mailbox als onderdeel van je webhosting pakket, gebruik je jouw webserver ook als mailserver. Dat is niet altijd ideaal, want in veel gevallen deel je een IP-adres met andere gebruikers (in het geval van shared hosting). Wanneer een van die andere gebruikers dus volop spammails aan het uitsturen is, krijgt het gedeelde IP-adres een negatieve reputatie, waardoor jouw mails ook sneller in de spam van je ontvangers terechtkomen.
Microsoft, daarentegen, gebruikt alle mogelijke trucjes om ervoor te zorgen dat je mails vlotjes door de spamfilters geraken. Wanneer je jouw domein correct verifieert in Microsoft 365, is het een van de meest waterdichte manieren om te zorgen dat jouw mails ook effectief de ontvanger bereiken.
Welke verschillende Microsoft 365 abonnementen zijn er?
Alhoewel er meerdere abonnementen zijn, beperken we ons tot de twee meest belangrijke: Business Basic en Business Standard.
Microsoft 365 Business Basic
Microsoft 365 Business Basic is de goedkoopste optie en perfect geschikt voor kleinere bedrijven die enkel nood hebben aan een zakelijke mailbox en de browserversies van de Office-applicaties zoals Word, Excel en PowerPoint. Je krijgt:
- Een professionele mailbox van 50GB per gebruiker (licentie)
- Office Online (webversies van Outlook, Word, Excel, PowerPoint …)
- Office apps op Android en iOS
- 1TB OneDrive cloudopslag
- Microsoft Teams om te chatten en vergaderen via (video)gesprekken
Let wel: bij die abonnement is het niet mogelijk om de Outlook-software te installeren op je computer. Je kan je mails dus enkel bekijken via de browserversie van Outlook.
Microsoft 365 Business Standard
Microsoft 365 Business Standard geeft je alles wat je ook krijgt in Business Basic, maar met een belangrijke toevoeging: je kan de Office-applicaties (Outlook, Excel, Word, PowerPoint …) ook installeren op 5 computers. Op die manier hoef je niet steeds de browserversies te gebruiken, maar kan je de vertrouwde Office-software gebruiken op je Windows of Mac. Je krijgt:
- Een professionele mailbox van 50GB per gebruiker (licentie)
- Office Online (webversies van Outlook, Word, Excel, PowerPoint …)
- Office apps op Android en iOS
- De mogelijkheid om de Office software te installeren op 5 computers
- 1TB OneDrive cloudopslag
- Microsoft Teams om te chatten en vergaderen via (video)gesprekken
Welk pakket heb je nodig?
Op zich is het een eenvoudige keuze. Wanneer je gebruik wenst te maken van de Office software op je computer, kies je voor Business Standard. Als de browserversies van Outlook, Word, Excel en PowerPoint echter voldoende zijn voor jou, dan kan je wat geld besparen door te kiezen voor Microsoft 365 Business Basic.
